Le traitement de la paie n’est probablement pas votre activité principale. Mais c’est quelque chose que vous devez faire correctement, notamment lorsque vous traitez avec une gestion internationale de la paie. En Nouvelle-Zélande, une solution de gestion de la paie mal mise en œuvre a failli faire basculer un gouvernement.
En 2012, le gouvernement néo-zélandais a mis en place une solution de paie d’Australie appelée «Novopay». Ce fut un désastre absolu. Des milliers d’enseignants n’ont pas été rémunérés, avec 90% des écoles touchées. La réparation fastidieuse a coûté 45 millions de dollars au gouvernement, la démission de plusieurs hauts fonctionnaires et une réputation sérieusement ternie.
Bien que la mise en place d’un nouveau processus de paie comporte des risques, vous ne pouvez pas dans le même temps continuer avec des systèmes de traitement de la paie désuets et trop compliqués. Dans cet article, nous exposons certains des problèmes liés au traitement de la paie traditionnel et décrivons quatre étapes concrètes que vous pouvez prendre dès aujourd’hui pour rationaliser et simplifier votre gestion de la paie.
Les Risques Liés aux Processus de Paie Désuets
Les entreprises ont différents niveaux de maturité des processus de paie. Les fonctions suivantes peuvent généralement être améliorées :
- Fonctions de paie internes héritées. Pour certaines entreprises, la paie est traitée en interne, non pour une raison stratégique, mais parce que cela a «toujours été fait ainsi». Cela était peut-être logique au début de l’entreprise, mais personne n’a guère pensé à l’externalisation, y compris aux options internationales;
- Traitement informatisé ou automatisé incomplet. La plupart des entreprises sont passées à une forme de traitement informatisé de la paie. Cependant, et c’est souvent le cas, toutes les données relatives à la paie ne sont pas couvertes. Par exemple, les supérieurs hiérarchiques peuvent être tenus de saisir manuellement les informations d’absence des employés;
- Incohérence des données et intégrité des données compromise. Généralement, les informations de paie ne sont pas alignées avec d’autres fonctions commerciales, telles que les RH, l’informatique et la comptabilité. De plus, les données peuvent être aux formats différents au sein de différentes unités. Cela peut entraîner des erreurs lorsque les données correctes ne sont pas disponibles pour l’unité commerciale qui en a besoin;
- Conformité ponctuelle. Là où la réflexion stratégique sur la paie fait défaut, il est probable que la conformité de la paie soit également déficiente. Les entreprises peuvent ne pas savoir si elles respectent les lois fiscales ou de protection des données applicables (par exemple, le «RGPD»).
Beaucoup de ces problèmes peuvent être aggravés lorsque l’on travaille au niveau international. Par exemple, si vous exercez vos activités dans un autre pays et que vous ne connaissez pas les règles fiscales des établissements permanents, vous pourriez être en grande difficulté.
Il est important de rechercher des conseils d’experts afin d’optimiser vos processus de paie internationaux. En attendant, voici quatre étapes que vous pouvez suivre pour rationaliser et simplifier vos processus de paie au niveau international.
Première Etape: Sous-Traiter
Selon une enquête récente, plus de 40% des entreprises américaines externalisent leur gestion de la paie. Cela n’est guère surprenant. Fournir des services de paie en interne peut être coûteux et inefficace. En plus des économies de coûts importantes, les avantages de l’externalisation de la paie permettent les points suivants :
- Les spécialistes de la paie savent comment traiter la paie rapidement et de manière rentable, ce qui vous permet de vous concentrer sur les aspects générateurs de revenus de l’entreprise;
- Il est difficile (et coûteux) pour une entreprise de connaître toutes les obligations de conformité, et les risques de conformité importants, présents dans d’autres pays. Cela est particulièrement vrai pour la conformité de la paie, où les entreprises doivent connaître les charges sociales, les droits des employés et les exigences en matière de protection des données personnelles dans ce pays. Un spécialiste de la paie externalisé connaît parfaitement les obligations de conformité applicables;
- La pandémie de COVID-19 nous rappelle à tous que les besoins des entreprises peuvent changer radicalement, et dans un court laps de temps. Cela vaut également pour les besoins en matière de paie. Avec un processus de paie géré en interne, il est beaucoup plus difficile de faire évoluer rapidement les besoins en gestion de paie.
Deuxième Etape: Automatiser
Des solutions de paie automatisées signifient :
- Une précision accrue. La saisie manuelle ou la modification des données de paie peut ajouter une erreur humaine à la combinaison et entraîner des incohérences dans les enregistrements de données de paie;
- L’accessibilité des données. Les solutions automatisées peuvent responsabiliser les employés et la direction de l’entreprise en fournissant des données de paiement facilement accessibles et à jour;
- Des rapports et analyses de données. L’automatisation de la paie offre un ensemble de données précises pour mettre en œuvre l’analyse des données – lire les données à l’échelle de l’entreprise pour tirer des conclusions sur la paie (par exemple, une analyse à jour des heures supplémentaires), ou faire des prédictions sur les besoins futurs en matière de paie;
- Des protocoles de sécurité des données rigoureux peuvent être mis en place pour les données automatisées. Cela peut inclure la vérification d’identité multifactorielle, les privilèges administratifs et le chiffrement;
- Activer les lois sur la protection des données. Afin de se conformer aux lois sur la protection des données personnelles dans différents pays, il est essentiel de pouvoir accéder rapidement à des données personnelles précises sur demande. C’est beaucoup plus facile avec des systèmes automatisés.
Troisième Étape : Intégrer
Vous manquez des opportunités si vous n’intégrez pas les données et le processus de paie avec les données dans d’autres unités commerciales. Par exemple, des données de la gestion de la paie à jour et des RH qui font un suivi systématique, peuvent garantir qu’une fois licencié, un employé ne soit plus payé.
Il existe également des économies de coûts importantes grâce à des ensembles de données intégrés : il n’est pas nécessaire de «double saisie» des données dans différentes unités commerciales, ni de traiter manuellement les demandes provenant d’autres sections de l’entreprise.
Quatrième Étape : Optimiser la Fréquence de la Paie
La fréquence de la paie peut différer considérablement d’un pays à l’autre. Alors que le paiement bimensuel est courant aux États-Unis, le paiement mensuel est courant dans divers pays d’Europe et d’Asie. Le cas échéant, dans ce pays, il y a des économies importantes à réaliser en réduisant la fréquence de la paie.
Conclusion
Un manque de concentration stratégique sur les processus de paie, au fil du temps, peut commencer à affecter considérablement votre entreprise. Cela est particulièrement vrai une fois que l’entreprise s’est développée à l’étranger. Votre entreprise court un risque particulier si elle emploie toujours:
- Des fonctions de paie internes ;
- Un traitement informatique ou automatisé incomplet ;
- Une Incohérence des données et intégrité des données compromise ;
- Une conformité ponctuelle.
Afin de rationaliser et de simplifier vos processus de paie internationaux, vous devez vous demander si l’externalisation, l’automatisation, l’intégration des données et l’ajustement de la fréquence de paiement peuvent être la bonne solution. Pour plus d’informations, demandez conseil à un professionnel afin de déterminer les solutions de paie internationales qui vous conviennent.
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