L’embauche d’employés en Chine peut être un processus complexe, surtout si vous n’avez pas d’entreprise et de structure juridique chinoises. Les lois strictes de la Chine encouragent les entreprises étrangères qui souhaitent embaucher des employés chinois à créer une entreprise dans le pays.
Nous vous présentons certaines options pour embaucher un employé lorsque vous n’avez pas d’entité juridique en Chine et des défis juridiques et autres que vous pouvez rencontrer pour chaque option.
Embaucher un employé par l’intermédiaire d’une entreprise chinoise et payer l’entreprise
Certaines entreprises peuvent essayer de faire embaucher un employé par l’intermédiaire d’une entreprise chinoise existante, puis payer l’entreprise.
Avec cet arrangement, l’entreprise peut payer à l’entreprise chinoise un montant égal au salaire, aux taxes et aux frais administratifs de l’employé.
Cet arrangement n’est généralement pas légal et peut entraîner des sanctions financières importantes.
De plus, la société peut être interdite de mener des activités commerciales en Chine à l’avenir. Les régulateurs chinois verront probablement cette option comme un moyen de contourner les lois chinoises qui obligent les entreprises étrangères avec des employés chinois à former une entité chinoise.
Un autre inconvénient avec cette approche est que l’employé qui est techniquement employé par une autre entreprise et payé par celle-ci, cela peut ne pas vraiment représenter les intérêts de l’entreprise. En outre, il peut être difficile de protéger les secrets commerciaux de l’entreprise pour que l’entreprise chinoise ne se les approprie pas de manière illicite.
L’entreprise chinoise devra probablement faire face à ses propres défis et conséquences. L’entreprise chinoise peut commettre une fraude en prétendant que l’employé est le sien. Cette action peut soumettre l’entreprise chinoise à des mesures réglementaires de la part des agences chinoises. Le gouvernement chinois peut être en mesure de voir que l’entreprise reçoit des paiements réguliers et récurrents en devises.
Certaines entreprises ont essayé cette approche à leur détriment. Une entreprise étrangère qui mène cette action peut se voir interdire de faire des affaires avec l’entreprise. D’autres rapportent que l’entreprise chinoise qui agissait en tant qu’employeur a soudainement mis fin à l’arrangement parce qu’elle avait peur de se faire prendre.
Embaucher et payer l’employé
D’autres entreprises peuvent essayer de contourner les règles et réglementations chinoises en embauchant directement l’employé chinois, puis en lui transmettant son chèque de paie à chaque cycle de paie.
Bien que cet arrangement était plus courant il y a des années, il est moins courant aujourd’hui en raison de la capacité du gouvernement chinois à détecter ce système et y mettre fin.
Lorsqu’un résident chinois reçoit des paiements récurrents en devises, il se trouvera dans la situation précaire de devoir s’expliquer. De plus, ce processus contourne généralement les autorités fiscales, de sorte que l’employé peut se retrouver avec des sommes importantes en impôts.
Il y a plusieurs problèmes avec cette option.
L’entreprise risque de se heurter aux lois chinoises et d’être sanctionnée. Il risque également d’être interdit de faire des affaires en Chine. De nombreux professionnels dotés de compétences uniques refuseront de travailler dans le cadre de cet arrangement parce qu’ils ne veulent pas courir le risque de désobéir à la loi chinoise.
D’autres peuvent accepter l’arrangement mais informer soudainement l’entreprise qu’ils ne peuvent pas continuer ainsi. Cela peut perturber la structure de l’emploi, surtout si l’employé était en train de travailler sur un projet important ou qu’elle est la seule personne à savoir exactement sur quoi il travaillait et son évolution.
Certaines entreprises craignent d’essayer ultérieurement de former une entité légale chinoise après avoir désobéi à la loi de cette manière.
L’employé crée une entreprise nationale qui conclut un contrat avec l’entreprise
Une autre approche consiste à faire en sorte que l’employé crée une entreprise chinoise. L’entreprise passe ensuite un contrat avec l’entreprise chinoise. Plutôt que de payer un employé, l’entreprise paie la société chinoise constituée pour les services dont elle a besoin de la part de la personne.
Bien que ce processus soit techniquement légal, il présente de nombreux inconvénients.
Cette approche nécessite un investissement substantiel de la part de la personne en Chine. Elle doit passer par tout le processus de création d’une entreprise en Chine.
L’entreprise peut souhaiter un plus grand contrôle de la personne en Chine et peut vouloir le traiter comme un employé, mais cette approche éloigne l’individu de la relation de travail.
De plus, il peut être difficile pour l’entreprise de protéger sa propriété intellectuelle avec cet arrangement.
Embaucher une agence de portage salarial
Une autre option consiste à utiliser une agence de portage salarial internationale tierce qui engage directement l’employé au nom de l’entreprise.
L’employé est techniquement l’employé de l’agence, de sorte que l’entreprise hôte n’a pas à se soucier de se conformer aux lois chinoises sur le travail.
Cependant, ces agences ne sont pas toujours disposées à travailler avec des entreprises étrangères et peuvent facturer une prime substantielle pour la fourniture de ce service. En outre, la législation du travail de la Chine a été modifiée en juillet 2013 pour restreindre les agences de recrutement tierces à l’embauche de personnes uniquement pour des emplois temporaires, supplémentaires et de remplacement.
Options viables pour embaucher des employés chinois
Compte tenu des risques et inconvénients des approches évoquées ci-dessus, il est important de considérer des options réellement viables.
Les filiales locales doivent souvent être créées en société lorsqu’elles emploient une petite équipe en Chine. Une entité juridique distincte en Chine doit fournir au personnel des bureaux locaux, une administration des ressources humaines basée en Chine et un contrôle direct sur les opérations commerciales en Chine.
L’équipe de Horizons peut vous aider à identifier le type de structure qui convient le mieux à votre entreprise, compte tenu de vos objectifs et de vos préférences.
La première option consiste à recourir à agence de portage salarial, qui ne nécessite pas d’entité juridique distincte. Les autres options impliquent l’utilisation d’un certain type d’entités juridiques chinoises, allant d’un engagement moindre et d’une structure minimale à une entité juridique complète et distincte.
Une agence de portage salarial
Une agence de portage salarial en Chine est devient l’employeur de référence pour vos employés. En tant que tel, elle prend en charge toutes les questions de conformité et de responsabilité en matière d’emploi. Cela protège l’entreprise d’accueil des responsabilités typiques liées à l’emploi, y compris le paiement des cotisations d’assurance sociale et des fonds des travailleurs blessés.
Elle est responsable du paiement des salaires des employés, des retenues à la source et des paiements à des tiers, de l’administration des avantages sociaux et des autres tâches et responsabilités administratives et en matière de ressources humaines. La société d’accueil conserve le contrôle au quotidien sur l’employé tout en déléguant l’aspect administratif fastidieux à un tiers de confiance, Horizons.
L’agence de portage salarial peut aider à recruter les meilleurs talents et à participer au processus d’intégration. Elle fournit ensuite des services continus à l’entreprise étrangère tandis que l’entreprise s’occupe de la gestion quotidienne de l’employé. Elle gère également toutes les questions de conformité afin que l’entreprise reste conforme aux autorités gouvernementales compétentes.
Les agences offrent plusieurs avantages importants, notamment :
- Une plus grande flexibilité puisque vous pouvez faire évoluer votre entreprise de haut en bas selon le marché
- Moins d’investissement initial car vous n’avez pas à passer par le long et fastidieux processus de création d’une entité distincte
- Etre capable de se lancer parfois en quelques jours, vous pouvez donc obtenir le premier avantage sur le marché
- Etre capable de se concentrer sur les opérations de votre entreprise car une partie compétente s’occupe des tâches administratives
- Etre capacité à rivaliser avec les grandes entreprises et offrir des avantages compétitifs à votre personnel
En savoir plus : Comment choisir la meilleure agence de portage salarial ?
Bureau de vente
Le bureau de vente en Chine est la structure idéale lorsque votre entreprise n’a besoin que d’une présence locale pour développer son activité.
Vous pouvez avoir des relations existantes avec des partenaires chinois qui peuvent vous fournir des services d’importation et d’exportation et vous assister dans la logistique. Avec cette création, vous contrôlez toutes les opérations financières dans votre pays d’origine. Aucun investissement en capital n’est nécessaire pour cette approche et la structure peut être mise en place très rapidement.
Les entreprises utilisent souvent cette approche en lien avec un accord de portage salarial. Tous les employés sont embauchés par l’intermédiaire de l’agence de portage salarial, qui est responsable des fonctions de ressources humaines et assume les responsabilités liées à l’emploi.
Bureau de représentation
Le bureau de représentation en Chine est le revers du bureau de vente. Aucune activité commerciale ne peut être exercée dans ce type de bureau, mais il gère ses propres fonctions de ressources humaines.
L’entreprise a toutes les responsabilités liées à l’embauche directe d’employés. L’entreprise a plus de contrôle sur l’embauche et la paie d’une équipe locale.
L’entreprise ne peut pas embaucher de personnel dans différentes villes. Il doit y avoir une succursale distincte pour chaque emplacement où les employés seront embauchés, ou l’entreprise doit faire appel à une solution de portage salarial.
Joint Venture
Une joint-venture en Chine est un partenariat entre une entreprise étrangère et une entreprise locale en Chine. Cette option est souvent recommandée lorsque l’assistance ou l’expérience d’une entreprise locale est nécessaire.
L’accord de joint-venture établit la répartition des bénéfices, comment la technologie sera détenue et comment l’entreprise sera exploitée. La joint-venture exerce ses activités en Chine en tant que société chinoise selon les termes de l’accord.
La création d’une joint-venture prend souvent beaucoup de temps, car les deux sociétés entameront des négociations pour adapter l’accord à leurs besoins.
Entreprise étrangère (WFOE)
Cette option nécessite le plus d’engagement de la part d’une entreprise étrangère. L’entreprise entièrement étrangère (WFOE) est une société à responsabilité limitée entièrement détenue par une société étrangère.
Cette option offre le plus grand contrôle sur les opérations en Chine. Elle peut mener des activités commerciales locales en Chine et établir des relations directes avec les clients et les clients. L’entreprise assume toutes les responsabilités en tant qu’employeur de référence. L’entreprise est autonome et dispose de la plus grande flexibilité.
La création d’une WFOE nécessite un investissement important. Cela peut également prendre un temps considérable. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser une solution de portage salarial pour pénétrer le nouveau marché pendant que la demande de WFOE est en cours de création.
Horizons, spécialiste leader des affaires et des ressources humaines en Chine
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